- Dropbox mengambil satu halaman dari buku Amazon dalam hal rapat.
- Perusahaan menggunakan memo dalam rapat, yang dimulai dengan peserta membacanya dan memberikan komentar.
- Jeff Bezos dari Amazon terkenal melarang PowerPoint dalam rapat eksekutif, malah meminta memo setebal 6 halaman.
Aturan Jeff Bezos untuk pertemuan di Amazon telah sampai ke Dropbox.
CEO Dropbox Drew Houston mengatakan perusahaannya telah mengadopsi budaya pertemuan “memo-first”. Dia menjelaskan mengapa Dropbox lebih menyukai memo daripada tayangan slide:
“Kita semua pernah mengikuti rapat di mana seseorang sedang melakukan presentasi, Anda sudah membaca slidenya, namun Anda harus menunggu orang tersebut secara lisan menyampaikannya, atau seseorang menyela dan mengajukan pertanyaan, namun pertanyaannya terjawab beberapa slide kemudian. ,' katanya di sebuah episode dari podcast The Logan Bartlett Show dirilis hari Jumat. “Dan dengan satu atau lain cara, format presentasi membatasi jumlah orang yang dapat Anda temui dalam satu ruangan untuk melakukan percakapan yang efektif.”
Houston melanjutkan dengan mengatakan bahwa rapat yang berpusat pada presentasi PowerPoint bisa lebih mementingkan penyampaian tayangan slide daripada isinya.
“Betapa terdorongnya Anda dalam melakukan presentasi bukan karena alasan argumen mereka, namun lebih karena kemampuan mereka dalam melakukan presentasi dan berpikir secara mandiri, jadi ada sedikit distorsi atau bias yang muncul dari hal tersebut,” katanya. “Dan sebaliknya, narasi bekerja dengan sangat baik karena memiliki bitrate yang jauh lebih tinggi, sehingga kebanyakan orang dapat membaca jauh lebih cepat daripada mendengar.”
Ketidaksukaan pendiri Amazon Bezos terhadap poin-poin penting dan PowerPoint dilaporkan dimulai pada tahun 2004, ketika ia melarangnya dalam pertemuan pimpinan senior. Alih-alih, dia meminta memo 6 halaman yang “terstruktur secara naratif”.dan rapat dimulai dengan para peserta membacanya dalam hati.
kata Bezos dia menyukai “dokumen yang rapi dan rapat yang berantakan” dan dia lebih menyukai memo karena orang bisa lolos dengan “menyembunyikan banyak pemikiran ceroboh dalam poin-poin penting”.
Di Dropbox, mereka memulai pertemuan dengan membaca dokumen selama sekitar 10 hingga 20 menit, dan para peserta meninggalkan komentar sebaris di Dropbox Paper, kata Houston, sambil mencatat bahwa mereka bahkan telah meletakkan formulir di akhir pra-baca di mana para peserta meletakkan dokumen mereka. reaksi keseluruhan dan peringkat.
Alih-alih konteks yang tidak jelas dan terputus-putus, “tiba-tiba semua orang memiliki pandangan 4K definisi tinggi yang sama tentang apa yang kita bicarakan, apa rencananya, dan Anda tahu semua orang memiliki basis fakta seperti itu. Dan sangat efisien untuk mengunduhnya. , bisa menampung 15, 20 orang dalam satu ruangan dan tetap efisien,” ujarnya. “Dalam 10 atau 20 menit itu, Anda bisa mendapatkan unduhan fidelitas yang jauh lebih tinggi kepada semua orang di ruangan itu dibandingkan dalam satu jam hanya dengan membicarakannya dan menyela satu sama lain.”
Houston mengakui bahwa metode ini dapat menimbulkan tantangan, termasuk “sangat memakan waktu bagi penulisnya”.
“Ini sangat sulit bagi penulis, lebih mudah bagi pembaca, tapi secara umum hal ini merupakan trade-off yang baik, terutama di perusahaan yang lebih besar, karena jumlah pembacanya jauh lebih banyak daripada penulisnya,” komentarnya. Seringkali, “jauh lebih efisien jika hanya memberikan sumber kebenaran kepada orang-orang daripada 'permainan telepon' secara verbal yang menyiarkannya berulang-ulang.”
Masalah lain yang mungkin terjadi, kata Houston, adalah bahwa orang-orang bisa “lupa bahwa inti dari narasi adalah untuk membantu menyelesaikan pekerjaan; intinya bukanlah untuk menulis narasi itu sendiri.”
“Jika masyarakat melakukan pra-pertemuan sebelum pertemuan dan ada banyak birokrasi di sekitar dokumen, maka Anda bisa kehilangan alurnya,” katanya.
